Rollen sind kleine Verantwortlichkeitspakete, die euch ermöglichen, Verantwortung im Team kompetenzbasiert zu verteilen und transparent zu machen. Das ändert alles. Probier es aus!
- Wie das Arbeiten mit Rollen dabei hilft, Verantwortung klar zu verteilen und transparent zu machen
- Wie eine Rolle aufgebaut ist (Name, Zweck, Verantwortlichkeiten, Domänen)
- Welche Standardrollen in den meisten Teams vorhanden sein sollten
- Wie du neue Rollen schaffst, besetzt und euer Rollenbild anpasst
Templates in diesem Lernpfad:
- Rollen-Board
- R&R-Meeting
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Input
Das ist rollenbasiertes Arbeiten und darum ist es wichtig
Das Wort "Rolle" ist in diesem Baukasten sehr präsent. In vielen Organisationsmodellen werden Rollen verwendet, um Verantwortung klar abzugrenzen und Menschen bestimmten Bereichen zuzuordnen.
Im Organisations-Framework Holacracy sind Rollen beispielsweise sinnhafte Cluster von Verantwortlichkeiten, die kontinuierlich verändert und erweitert werden.
Eine Rolle besteht im einfachsten Fall aus einem Namen, einem Zweck und mindestens einer Verantwortlichkeit, also einer wiederkehrenden Handlung, die in dieser Rolle ausgeführt wird (z.B. „Kehrt den Hof!“, „Stellt Arbeitszeugnisse aus!“)
Rollen unterscheiden sich in mehreren Punkten von Positionen:
Eine Position ist starr. Ein Unternehmen schreibt sie aus und sucht nach einer geeigneten Person, die diese Position übernimmt.
Eine Position ist breit angelegt. Sie umfasst in der Regel 40 Stunden und enthält einen langen Anforderungskatalog, den der*die Mitarbeiter*in erfüllen muss.
In traditionellen Organisationen hat jede Person genau eine Position inne, die es in Vollzeit auszufüllen gilt.
Wenn eine neue Aufgabe entsteht, braucht es dafür eine neue Position, die mit einem*einer neuen Mitarbeiter*in besetzt wird.
Eine Rolle ist flexibel. Sie wird erst dann geschaffen und besetzt, wenn ein Bedarf besteht. Und jederzeit wieder abgeschafft, wenn der Bedarf erfüllt ist.
Eine Rolle ist präzise und passt sich dem Bedarf an. Sie kann entweder 20 Stunden pro Woche oder nur 2 Stunden pro Woche einnehmen.
Im Rollenmodell übernehmen Mitarbeiter*innen gleichzeitig mehrere Rollen. Je nach Priorität erfüllen sie ihre verschiedenen Rollen in unterschiedlichem Maße.
In einer Rollenorganisation geht es nicht darum, Hierarchien abzuschaffen. Hierarchien entstehen automatisch, wenn Menschen miteinander interagieren.
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Wenn eine Person schon fünf Jahre in einem Team ist und eine andere Person neu dazukommt, ordnet sich die neuere Person häufig der erfahreneren unter. Es bildet sich eine implizite, also nicht formal geregelte Hierarchie.
Stattdessen geht es darum, Hierarchie bewusst zu gestalten – so, dass sie dem Team oder der Organisation nützt. Wir halten es für erstrebenswert, dass immer die Person entscheidet, die in dem Bereich am kompetentesten ist. Das nennt sich Kompetenzhierarchie.
So ist eine Rolle aufgebaut
Jede Rolle besteht aus folgenden Bestandteilen:
- Ein Name, der die Rolle entweder möglichst gut beschreibt oder oder dem*r Rolleninhaber*in Freude bereitet
- Ein Zweck, der sagt, warum das Team oder die Organisation die Rolle braucht → Wenn es schwierig ist, einen klaren Zweck für die Rolle zu formulieren, könnte das darauf hinweisen, dass die Rolle noch nicht optimal definiert ist.
- Eine oder mehrere Verantwortlichkeiten, also wiederkehrende Tätigkeiten, die diese Rolle ausführt → Verantwortlichkeiten werden mit aktiven Verben formuliert (z.B. „moderiert Team-Meetings“, „erstellt monatliche Finanzauswertung“, „schreibt Rohtext für Abschlussberichte“).
- [optional] Einer oder mehrere Domänen, die Verantwortungsbereiche angeben, über die die Rolle die Kontrolle hat
Zweck: [Warum braucht das Team oder die Organisation die Rolle?]
Verantwortlichkeiten:
- [Dafür ist diese Rolle verantwortlich]
- [Dafür ist diese Rolle verantwortlich]
- [Dafür ist diese Rolle verantwortlich]
- [Dafür ist diese Rolle verantwortlich]
- [Dafür ist diese Rolle verantwortlich]
Domänen:
- [Diese Domäne liegt in der Rolle]
Bei Neue Narrative verzichten wir auf Domänen. Wir sehen Rollen nicht als Begrenzung von Zuständigkeitsbereichen, sondern als Mittel, um Arbeit transparent zu machen.
Diese Standard-Rollen braucht (fast) jedes Team
Teams in einer Rollenorganisation können sich grundsätzlich frei entwickeln. Rollen entstehen dort, wo sie benötigt werden, und werden bei Bedarf angepasst, neu vergeben oder abgeschafft. Gleichzeitig gibt es Standard-Rollen, die nahezu jedes Team besser machen.
Das sind die drei wichtigsten:
Umsetzung
„Umsetzung“ ist ein großes Wort, wenn es um die Arbeit an den eigenen Strukturen und Verantwortlichkeiten geht. In vielen Organisationen wird gerne viel geredet, doch wenig getan. Beim rollenbasierten Arbeiten ist das anders: Das Rollenbild, also das Rollengefüge jeder Person, des Teams oder der ganzen Organisation, kann kontinuierlich angepasst werden.
Folgendes Szenario: Vor fünf Wochen habt ihr euer gemeinsames Projekt gestartet. Bei der Zusammenarbeit an den Inhalten habt ihr bereits bestimmte Aufgaben aufgeteilt. Das Rollenbild hilft euch dabei, die Aufgabenverteilung klar und transparent zu gestalten. Es sorgt dafür, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt und ermöglicht eine flexible Gestaltung. Dadurch könnt ihr Konflikte und Verantwortungslücken unwahrscheinlicher machen.
So entwickelt ihr euer eigenes Rollenbild
Die folgende Übung hilft euch dabei, ein erstes Rollenbild im Team zu entwickeln.
Unten findest du ein Rollen-Board mit mehr als 20 nützlichen Rollenvorlagen für (Medien-)Organisationen. Die Rollen liegen jeweils in bestimmten Kreisen bzw. Teams. Unser Traum ist, dass du das Rollen-Board adaptierst und es als Grundlage für dein eigenes Projekt nutzt. Es enthält zumindest die allerwichtigsten Rollen für eine funktionierende Medienorganisation.
So besetzt ihr Rollen
Gerade kleine Teams, die eng zusammenarbeiten, haben häufig schon implizit eine hohe Klarheit über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Team-Mitglieder. 9 von 10 Rollen vergeben sich quasi von alleine.
Die folgende Übung ist für die zehnte Rolle, bei der weniger Klarheit über die Besetzung herrscht. Damit diese Rolle nicht automatisch an die Person geht, die am lautesten schreit, gibt es den Rollenwahlprozess. Der fühlt sich zu Beginn ziemlich unnatürlich an – je mehr Übung ihr habt, desto leichter wird er euch fallen.
Das Rollenbild kontinuierlich verändern
An dieser Stelle seid ihr schon ziemlich weit gekommen:
- Ihr habt eine Basis an Rollen identifiziert, die ihr für euer Weiterkommen braucht.
- Ihr habt diese Rollen definiert und kompetenzbasiert vergeben.
- Ihr habt die Rollen in einem gemeinsamen Board transparent gemacht.
Damit seid ihr in Sachen Klarheit und Verantwortungsverteilung schon weiter als die allermeisten anderen Organisationen, die wir kennen. Jetzt geht es noch darum, die eigentliche Wucht des rollenbasierten Arbeitens freizuschalten, indem ihr das Rollenbild fluide haltet und es immer wieder der neuen Realität eures organisationalen Lebens anpasst.
Dabei hilft ein Regel-Meeting, das du online unter dem Namen „Governance-Meeting“ findest. Wir nennen es in diesem Baukasten Rollen-und-Regel-Meeting (R&R). Das klingt nach mehr Leichtigkeit – und Rollenarbeit soll leichtfüßig sein.
Das Rollen-und-Regel-Meeting (R&R)
Agenda
Alle Teilnehmer*innen tragen ihre Spannungen in die Liste ein und geben an, wie stark die Spannung ist (Skala 1-10)
| Name | Inhaber*in | Beschreibung | Stärke (1-10) | Mein Änderungsvorschlag | Typ |
|---|---|---|---|---|---|
Das ist eine Spannung | | Hier steht eine kurze Beschreibung der Spannung | Hier steht ein Vorschlag, wie sich die Spannung auflösen ließe | Rolle | |
Das ist eine Spannung | | Hier steht eine kurze Beschreibung der Spannung | Hier steht ein Vorschlag, wie sich die Spannung auflösen ließe | Rolle | |
Das ist eine Spannung | | Hier steht eine kurze Beschreibung der Spannung | Hier steht ein Vorschlag, wie sich die Spannung auflösen ließe | Rolle | |
Startet mit der stärksten Spannung und arbeitet auch zu den schwächeren Spannung voran. Haltet euch an den folgenden Prozess:
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Kurz vor Abschluss dieses Lernpfads möchten wir dir noch ein Format empfehlen, das wir lieben. Es hilft dir, deine aktuellen Rollen regelmäßig in den Blick zu nehmen und dich zu fragen, wie gut sie gerade zu deinen persönlichen Interessen und den Zielen der Organisation passen.
Wenn dabei Änderungswünsche an deinem Rollenbild herauspurzeln, weißt du jetzt, wie du sie umsetzt. Glückwunsch dazu!
