Häufig ist es gar nicht so leicht, den Überblick über die eigenen Rollen zu behalten und zu priorisieren, welche für dich als Person und für deine Organisation am wichtigsten sind. Insbesondere dann, wenn du mehr als fünf Rollen innehast, solltest du regelmäßig reflektieren, ob sie aktuell noch die richtigen für dich sind.
Die folgende Übung hilft dir, dein Rollenbild zu reflektieren:
Schritt 1: Aktuelles Rollenbild skizzieren
Zuerst brauchst du eine vollständige Liste all deiner Verantwortungsbereiche. Falls du in einer Rollenorganisation arbeitest, kannst du sie einfach eurer Dokumentation entnehmen und direkt in die Tabelle übertragen. Solltest du noch keine expliziten Rollen haben, kannst du mit diesem Tool ein ➡️ Rollenbild entwickeln.
Schritt 2: Aufwand pro Rolle schätzen
Im zweiten Schritt schätzt du für jede Rolle, wie viel Aufwand sie pro Woche erfordert. Nimm dazu deine Gesamt-Wochenarbeitszeit und reflektiere, wie sie sich ungefähr auf die verschiedenen Tätigkeiten aufteilt.
Einen Anhaltspunkt gibt dir dein Kalender der letzten Wochen: Gehe ihn Tag für Tag durch, um Klarheit darüber zu bekommen, wie viel Zeit du in welcher Rolle verbracht hast. Trage die Prozentzahlen in die Tabelle ein. Die addierten Werte müssen nicht zwingend 100 Prozent ergeben, da du sicher auch Dinge tust, die außerhalb deiner Rollen liegen. Vielmehr sollen dir die Zahlen ein Gefühl dafür geben, welche Aufgaben größere Teile deiner Kapazität einnehmen und welche eher kleine.
Schritt 3: Impact pro Rolle ermitteln
Nun ermittelst du den Impact deiner Rollen, also wie sehr sie dein Team und deine Organisation voranbringen. Trage in der Tabelle für jede Rolle ein, wie stark du ihren organisationalen Impact auf einer Skala von 1 bis 7 einschätzt (1 = kaum Impact, 7 = maximaler Impact). Dabei helfen dir folgende Fragen:
Wenn ihr diese Übung im Team durchführt, tu dich für diesen Schritt mit einer Person zusammen, die dir operativ nahesteht und einschätzen kann, was euch als Team voranbringt. Du kannst dir auch asynchron Feedback zu deinen Einordnungen einholen.
Schritt 4: Rollen-Anziehungskraft ermitteln
Alle deine Rollen sollten auf die Ziele der Organisation einzahlen. Ebenso wichtig ist es aber zu reflektieren, was dich anzieht. Welche Aufgaben geben dir Energie und welche nicht? Gib in der Tabelle für jede Tätigkeit an, wie sehr sie dir liegt. Nutze dafür die Skala von 1 (Es kostet mich viel Energie, diese Rolle auszufüllen. Ich würde sie gern abgeben, wenn ich könnte.) bis 7 (Diese Rolle auszufüllen, gibt mir Energie. Ich würde mich ihr gern noch mehr widmen).
Schritt 5: Auf Rollen-Matrix verorten
Basierend auf deinen Reflexionen aus den vorangegangenen Schritten verortest du alle deine Rollen auf der Rollen-Matrix. Auf der x-Achse ist der organisationale Impact abgebildet, auf der y-Achse die Rollen-Anziehungskraft.
Schritt 6: Abschlussreflexion
Du kennst nun den Impact deiner Rollen, weißt, welche dich besonders anziehen und wie viel Kapazität sie jeweils beanspruchen. Nutze die Matrix, um dein Rollenprofil weiterzuentwickeln.
- Gibt es Rollen, die du besonders gern ausfüllst, die aber keinen großen Mehrwert für die Organisation haben? Kannst du sie so umgestalten, dass sie sich weiter in Richtung des ersten Quadranten verschieben?
- Welche Rollen sind für die Organisation unabdingbar, rauben dir aber eher Energie? Wie müssten sich die Rollen verändern, um dir mehr zu liegen?
- Welche Rollen aus dem ersten Quadranten bekommen zu wenig Zeit, welche aus den anderen Quadranten zu viel? Was müsste sich ändern, damit du den Win-win-Rollen mehr Zeit widmen könntest?
- Kannst du Rollen, die kaum Impact haben oder dir nicht sonderlich liegen, an eine andere Person abgeben oder sogar ganz abschaffen?
Das Ziel dieser Übung ist nicht, dass hundert Prozent deiner Rollen im oberen rechten Bereich liegen. Es ist okay, Aufgaben zu haben, die dir persönlich sehr am Herzen liegen, auch wenn sie die Organisation nicht unmittelbar voranbringen. Genauso gibt es immer Tätigkeiten, die uns viel Überwindung kosten, aber die Organisation so sehr voranbringen, dass wir sie ausführen.
Es geht vielmehr darum, das eigene Rollenprofil im Blick zu behalten und immer wieder eine gute Balance zwischen deinen persönlichen Interessen und Stärken und den Zielen der Organisation zu finden
