Es gibt sie: Meetings, die ihre Teilnehmer*innen nicht aussaugen, sondern ihnen Energie geben. Dafür braucht es gut strukturierte Meetings und einen Meeting-Prozess, der schlank ist und trotzdem genügend Orte für Begegnung schafft.
- Warum es sich lohnt, nicht nur Zeit in Meetings zu verbringen, sondern Zeit aufzuwenden, um Meetings zu verbessern
- Welche 9 wichtigen Praktiken euch dabei helfen, energetisierende Meetings zu gestalten
- Eine Meeting-Struktur mit Standardagenden kennen, die du für dein eigenes Vorhaben kopieren kannst
Templates in diesem Lernpfad:
- Meeting-Struktur
Input
Darum lohnt es sich, Zeit in Meetings zu investieren
Wir alle verbringen sehr viel Zeit in Meetings. Die Zeit, die Teams investieren, um ihre Meetings zu verbessern, ist im Vergleich dazu sehr gering, manchmal sogar überhaupt nicht vorhanden.
Die meisten Menschen nehmen hin, dass Meetings meist anstrengend sind und sie mit weniger Energie aus dem Meeting gehen, als sie reingekommen sind. Oftmals auch mit weniger Klarheit als vorher, weil mehr Fragen aufgeworfen als geklärt wurden. Wenn das der Fall ist, handelt es sich um ein schlechtes Meeting, das du dringend verbessern solltest.
Ein ideales Meeting erkennst du daran, dass alle, die anwesend waren, am Ende des Meetings sagen:
Denn das sind letztlich die Ziele von Meetings: Sie sollen zu mehr Klarheit führen und uns die Motivation geben, die Dinge im Anschluss an das Meeting auch anzupacken. Wenn eines von beidem nicht erfüllt ist, ist das schlecht für deine Organisation.
Es gibt also wirklich gute Gründe, dem Thema Meetings Aufmerksamkeit zu schenken. Gerade zu Beginn eines Projekts hast du die Chance, gute Meeting-Praktiken aufzusetzen. Doch auch darüber hinaus ergibt es total Sinn, die Meetings kontinuierlich weiter zu entwickeln. Deine Organisation wird dadurch garantiert besser.
Vier Orte einer Organisation
Eine Unterteilung, mit der viele Organisationen arbeiten, sind die Four Spaces, die wir aus Holacracy kennen. In diesem auf Tom Thomison zurückgehenden Modell werden vier Felder (oder Spaces) menschlicher Interaktion voneinander unterschieden:
- Der individuelle Space Dort finden Selbstreflexion, persönliches Wachstum und emotionale Prozesse statt, die nur mit dir als Individuum zu tun haben.
- Der operative Space Dort findet alle Arbeit statt (wie z.B. Austausch von Informationen, Erledigen von Aufgaben).
- Der Team-Space bzw. Beziehungs-Space Dort liegen alle zwischenmenschlichen Beziehungen und mit ihnen auch Konflikte.
- Der Struktur-Space bzw. Steuerungs-Space Dort wird die Struktur der Organisation verändert (durch z.B. Schaffen neuer Rollen und Regeln).
Grundgedanke der Four Spaces ist, stets zu unterscheiden, in welchem dieser Felder ein Sachverhalt liegt und wo und mit welchen Mitteln er entsprechend gehandhabt werden sollte. Löst alle eure Spannungen immer dort, wo sie hingehören! Das bedeutet auch: In eurer Meeting-Struktur sollte es zu allen vier Feldern ein Meeting-Format geben, das ihr entweder regelmäßig oder bei Bedarf durchführt.
Stark verkürzt, aber dafür sehr einprägsam, beschreibt die untenstehende Grafik beispielhaft die wichtigsten Kriterien, die du dir vor deiner Teilnahme überlegen solltest.
Umsetzung
Prinzipien für gute Meetings identifizieren
Oben hast du bereits einige Praktiken kennengelernt, die ein Meeting zu einem guten Meeting machen können. Diese gelten aber natürlich nicht für alle Teams.
Die folgende Übung hilft euch dabei, eigene Faktoren zu identifizieren – und ein Meeting-Manifest zu entwickeln.
Eine Meeting-Struktur zum Kopieren und Einfügen
Es gibt unfassbar viele Anlässe, zu denen ihr ein Meeting machen könnt. Bei den allermeisten von ihnen wäre unsere Empfehlung vermutlich: Lasst es sein! Es gibt viele Wege, zu Ergebnissen zu kommen, die effektiver sind als in einem synchronen Meeting.
Für diesen Lernpfad haben wir uns gefragt: Was sind die Standard-Meetings, mit denen wir starten würden, wenn wir morgen ein neues Medienunternehmen gründen würden? Was braucht es wirklich, wirklich?
Herausgekommen sind sieben Meeting-Typen, die unterschiedliche Zwecke erfüllen: Sync-Meeting, Workathon, Retro-Meeting, 1:1-Meeting, Rollen-und-Regel-Meeting (R&R), Rollen-Review und Feedback-Speeddating. Im Folgenden findest du Standardagenden zu allen genannten Meetings.
Alle genannten Meetings sind wichtig. Am meisten Zeit wirst du aber in Sync-Meetings verbringen. Deshalb findest du im Folgenden noch mehr Informationen zum Ablauf und Selberbau eines Sync-Meetings:
Das Sync-Meeting ist ein operatives Meeting, das an das Tactical-Meeting aus dem Organisations-Framework Holacracy angelehnt ist. Es dient der schnellen und effektiven Synchronisation im Team. Im Sync-Meeting werden Informationen ausgetauscht, nächste Schritte definiert und Spannungen gelöst, die auf operativer Ebene am Arbeiten hindern. Durch das Sync-Meeting kriegen alle im Team Transparenz über Projektfortschritte.
Organisationen haben in der Regel mehrere Sync-Meetings, beispielsweise einen Marketing-Sync für das Marketing-Team und einen Content-Sync für das Content-Team. Dabei ist das Meeting immer aus den gleichen Bausteinen aufgebaut:
- Check-in Jedes Sync-Meeting startet mit einem Check-in. Das ist wichtig, weil das Meeting vor allem im Remote-Kontext unfassbar schnell und manchmal auch kühl ist. Der Check-in ist dafür da, anzukommen und sich Kontext dazu zu geben, wie die Stimmung gerade ist.
- Standardagenda Die Standardagenda besteht aus Agendapunkten, die bei jedem Meeting wiederkehren. Das sind Themen, bei denen es sich immer wieder lohnt, gemeinsam draufzuschauen. Beispiele für Standardagendapunkte sind „Content-Board reviewen“, „Projekt-Updates“, „KPIs anschauen“, „Nutzer*innen-Input“ etc.
- Offene Agenda Anders als die Standardagenda sieht die offene Agenda bei jedem Sync-Meeting völlig anders aus. Alle Teilnehmer*innen können hier ihre Fragen, Impulse und Spannungen einbringen. Idealerweise tragen sie ihre Punkte vor dem Meeting in eine geteilte Liste ein. Zu jedem Punkt geben sie an, was sie brauchen, damit er abgehakt werden kann:
- Info holen („Ich brauche eine Information …“)
- Info teilen („Ich möchte eine Information mit euch teilen …“)
- Um To-do bitten („Ich möchte eine To-do bei der Rolle XY anfordern …“)
- Resonanzrunde („Ich brauche zu folgendem Thema Resonanz von euch …“)
Bei Neue Narrative schaffen wir es je nach Komplexität der Punkte manchmal, 20 Agendapunkte in 20 Minuten abzuarbeiten.
- Check-out („Wie geht ihr aus dem Meeting? Was wollen wir beim nächsten Mal anders machen?“)
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Die Meeting-Struktur im Blick behalten
Egal, wie sehr du ich bemühst: Es passiert. Spätestens nach einem halben Jahr werden sich Meetings in eure Organisation mogeln, die ihr eigentlich nicht (mehr) braucht. Andere Meetings sind zwar weiterhin sinnvoll, bedürfen aber eines größeren Updates.
Einmal im Jahr könnt ihr gemeinsam eure Meetings ausmisten. Dabei hilft euch die folgende Übung:
