Es gibt sie: Meetings, die ihre Teilnehmer*innen nicht aussaugen, sondern ihnen Energie geben. Dafür braucht es gut strukturierte Meetings und einen Meeting-Prozess, der schlank ist und trotzdem genügend Orte für Begegnung schafft.

In diesem Lernpfad lernst du, …

• Warum es sich lohnt, nicht nur Zeit in Meetings zu verbringen, sondern Zeit aufzuwenden, um Meetings zu verbessern
• Welche 9 wichtigen Praktiken euch dabei helfen, energetisierende Meetings zu gestalten
• Eine Meeting-Struktur mit Standardagenden kennen, die du für dein eigenes Vorhaben kopieren kannst

Templates

Templates in diesem Lernpfad:

• Meeting-Struktur

Inhaltsübersicht

• Input
• Darum lohnt es sich, Zeit in Meetings zu investieren
• Vier Orte einer Organisation
• Umsetzung
• Prinzipien für gute Meetings identifizieren
• Eine Meeting-Struktur zum Kopieren und Einfügen
• Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Die Meeting-Struktur im Blick behalten

Input

Darum lohnt es sich, Zeit in Meetings zu investieren

Wir alle verbringen sehr viel Zeit in Meetings. Die Zeit, die Teams investieren, um ihre Meetings zu verbessern, ist im Vergleich dazu sehr gering, manchmal sogar überhaupt nicht vorhanden.

Rechenbeispiel: Ein unproduktives Team-Meeting, das jede Woche zwei Stunden von acht Personen kostet, verschlingt über das Jahr über 800 Stunden, also ganze zwanzig 40-Stunden-Wochen.

Die meisten Menschen nehmen hin, dass Meetings meist anstrengend sind und sie mit weniger Energie aus dem Meeting gehen, als sie reingekommen sind. Oftmals auch mit weniger Klarheit als vorher, weil mehr Fragen aufgeworfen als geklärt wurden. Wenn das der Fall ist, handelt es sich um ein schlechtes Meeting, das du dringend verbessern solltest.

Ein ideales Meeting erkennst du daran, dass alle, die anwesend waren, am Ende des Meetings sagen:

Ich gehe mit mehr Energie raus, als ich reingekommen bin.

Ich gehe mit mehr Klarheit raus, als ich reingekommen bin.

Denn das sind letztlich die Ziele von Meetings: Sie sollen zu mehr Klarheit führen und uns die Motivation geben, die Dinge im Anschluss an das Meeting auch anzupacken. Wenn eines von beidem nicht erfüllt ist, ist das schlecht für deine Organisation.

Es gibt also wirklich gute Gründe, dem Thema Meetings Aufmerksamkeit zu schenken. Gerade zu Beginn eines Projekts hast du die Chance, gute Meeting-Praktiken aufzusetzen. Doch auch darüber hinaus ergibt es total Sinn, die Meetings kontinuierlich weiter zu entwickeln. Deine Organisation wird dadurch garantiert besser.

Vier Orte einer Organisation

Eine Unterteilung, mit der viele Organisationen arbeiten, sind die Four Spaces, die wir aus Holacracy kennen. In diesem auf Tom Thomison zurückgehenden Modell werden vier Felder (oder Spaces) menschlicher Interaktion voneinander unterschieden:

• Der individuelle Space Dort finden Selbstreflexion, persönliches Wachstum und emotionale Prozesse statt, die nur mit dir als Individuum zu tun haben.
• Der operative Space Dort findet alle Arbeit statt (wie z.B. Austausch von Informationen, Erledigen von Aufgaben).
• Der Team-Space bzw. Beziehungs-Space Dort liegen alle zwischenmenschlichen Beziehungen und mit ihnen auch Konflikte.
• Der Struktur-Space bzw. Steuerungs-Space Dort wird die Struktur der Organisation verändert (durch z.B. Schaffen neuer Rollen und Regeln).

Grundgedanke der Four Spaces ist, stets zu unterscheiden, in welchem dieser Felder ein Sachverhalt liegt und wo und mit welchen Mitteln er entsprechend gehandhabt werden sollte. Löst alle eure Spannungen immer dort, wo sie hingehören! Das bedeutet auch: In eurer Meeting-Struktur sollte es zu allen vier Feldern ein Meeting-Format geben, das ihr entweder regelmäßig oder bei Bedarf durchführt.

Es gibt einen Check-in und einen Check-out. Ein gutes Meeting beginnt mit einer Runde, in der alle kurz sagen, wie sie da sind und was sie ggf. gerade beschäftigt. Zum Ende des Meetings macht ihr wieder eine Runde und checkt aus, indem alle für sich die Frage beantworten, wie sie aus dem Meeting gehen und was sie nächstes Mal am Meeting ändern würden. Dieser kleine Trick hilft, das Meeting kontinuierlich zu verbessern.

Das Meeting hat ein klares Ziel. Ein Meeting kann nur dann gelingen, wenn es ein klares Ziel hat, das allen bekannt ist. Nur wenn das der Fall ist, lässt sich beurteilen, welche Themen in das Meeting gehören und welche nicht. Schreibt daher am besten in die Einladung des Meetings, was der Zweck und das Ziel des Meetings sind.

Das Meeting hat genau ein Thema. Meetings können nur dann effektiv sein, wenn sie ein klares Thema haben und nicht mehrere Ebenen miteinander vermischen. Entweder ihr wollt über operative Ergebnisse sprechen oder über die Strategie, die ihr gerade verfolgt. Oder es geht um Feedback oder Konflikte auf der persönlichen Ebene. Sobald diese Ebenen vermischt werden, wird es kompliziert, weil alle ihren eigenen Rhythmus haben. Dagegen ist es mental viel einfacher für die Teilnehmenden, wenn sie wissen, auf welcher Ebene das Meeting stattfindet.

Es gibt klare Verantwortlichkeiten. Jedes Meeting braucht eine oder mehrere Personen, die das Meeting einberufen und sich dafür verantwortlich fühlen. Sie müssen sich immer wieder fragen: Braucht es das Meeting in der Form aktuell noch? Muss sich etwas ändern oder ist das Meeting vielleicht sogar überflüssig geworden?

Es sind genau die Menschen da, die benötigt werden. Wenn klar ist, wofür das Meeting gebraucht wird, lässt sich auch einschätzen, wer gebraucht wird. Ladet nur den Kreis von Menschen ein, der wirklich benötigt wird. Spart euch Teilnehmende, die vielleicht hilfreich sein könnten, ihr könnt sie auch anders abholen, als sie im Meeting dabei zu haben.

Das Meeting ist so kurz wie möglich. Für die meisten Menschen ist ein Meeting von einer Stunde schon ziemlich anstrengend. Haltet euch kurz und lagert alles aus, was sich z.B. in Einzelgesprächen klären lässt. Wenn ein Meeting doch mal länger gehen muss, dann denkt an großzügige Pausen. Einfach „durchzupowern” zahlt sich nicht aus, weil viele Menschen danach in ein Energieloch fallen und den Rest des Tages nicht mehr konzentriert arbeiten können.

Es gibt eine Moderationsrolle und ggf. weitere Standardrollen. Vergebt unbedingt eine Moderationsrolle und nehmt sie ernst. Mit ihr gebt ihr einer Person die Verantwortung, dass die Meeting-Zeit gut genutzt wird, sodass der Rest sich auf die Inhalte konzentrieren kann. Auch eine Schriftführer*innenrolle kann Meetings besser machen. Der*die Schriftführer*in kann einerseits sicherstellen, dass die Moderation sich auf ihre Aufgabe konzentrieren und nicht auch noch mitschreiben muss. Und ihr könnt mit einer guten Dokumentation diejenigen abholen, die beim Meeting nicht dabei sind.

Metriken und Checklisten reichern das Meeting an. Wo es sich anbietet, arbeitet mit Metriken und Checklisten und baut euch Standard-Agenden. Wie das funktioniert, lernst du weiter unten in diesem Lernpfad. So habt ihr schnell einen Überblick über die wichtigsten Fakten und müsst sie nicht mühsam im Meeting erarbeiten. Dazu gehört auch, dass die Infos vorher bereitgestellt wurden und nicht erst im Meeting gesucht werden, während der Rest des Teams wartet.

Vermeidet eine Back-to-back-Meetingkultur. In vielen Firmen hetzen Menschen von einem Meeting ins nächste und wissen am Ende des Tages gar nicht mehr, in welchen Meetings sie waren. Macht eure Meetings bewusst etwas kürzer, sodass Pausen entstehen, in denen die Eindrücke verarbeitet werden und Menschen sich entspannen können. Seid im Meeting konzentriert und gönnt euch danach eine Pause, statt unkonzentriert längere Meetings zu machen.

Stark verkürzt, aber dafür sehr einprägsam, beschreibt die untenstehende Grafik beispielhaft die wichtigsten Kriterien, die du dir vor deiner Teilnahme überlegen solltest.

Umsetzung

Prinzipien für gute Meetings identifizieren

Oben hast du bereits einige Praktiken kennengelernt, die ein Meeting zu einem guten Meeting machen können. Diese gelten aber natürlich nicht für alle Teams.

Die folgende Übung hilft euch dabei, eigene Faktoren zu identifizieren – und ein Meeting-Manifest zu entwickeln.

Das Horror-Meeting

Das Horror-Meeting

◎ Org-Entwicklung

☆ Basic

Ihr habt Regeln für richtig gute Meetings bei euch definiert.

Eine Meeting-Struktur zum Kopieren und Einfügen

Es gibt unfassbar viele Anlässe, zu denen ihr ein Meeting machen könnt. Bei den allermeisten von ihnen wäre unsere Empfehlung vermutlich: Lasst es sein! Es gibt viele Wege, zu Ergebnissen zu kommen, die effektiver sind als in einem synchronen Meeting.

Für diesen Lernpfad haben wir uns gefragt: Was sind die Standard-Meetings, mit denen wir starten würden, wenn wir morgen ein neues Medienunternehmen gründen würden? Was braucht es wirklich, wirklich?

Herausgekommen sind sieben Meeting-Typen, die unterschiedliche Zwecke erfüllen: Sync-Meeting, Workathon, Retro-Meeting, 1:1-Meeting, Rollen-und-Regel-Meeting (R&R), Rollen-Review und Feedback-Speeddating. Im Folgenden findest du Standardagenden zu allen genannten Meetings.

Meeting-Struktur

‣

⎈ Operatives Meeting

Sync-Meeting

2-8 Personen

45 Minuten

1:1-Meeting

2 Personen

30 Minuten

Workathon

2-12 Personen

> 120 Minuten

Retro-Meeting

2-8 Personen

60 Minuten

‣

❖ Struktur-Meeting

Rollen- und Regel-Meeting

2-6 Personen

60 Minuten

‣

⎌ Beziehungs-Meeting

Feedback-Speeddating

2-8 Personen

60 Minuten

Du findest die Meeting-Struktur als Vorlage im Template-Bereich. Übertrage sie jetzt in deine eigene Arbeitsumgebung und mache viele tolle Meeting.

Alle genannten Meetings sind wichtig. Am meisten Zeit wirst du aber in Sync-Meetings verbringen. Deshalb findest du im Folgenden noch mehr Informationen zum Ablauf und Selberbau eines Sync-Meetings:

Im Video führt dich Martin Schritt für Schritt durchs Sync-Meeting:

Das Sync-Meeting

Das Sync-Meeting ist ein operatives Meeting, das an das Tactical-Meeting aus dem Organisations-Framework Holacracy angelehnt ist. Es dient der schnellen und effektiven Synchronisation im Team. Im Sync-Meeting werden Informationen ausgetauscht, nächste Schritte definiert und Spannungen gelöst, die auf operativer Ebene am Arbeiten hindern. Durch das Sync-Meeting kriegen alle im Team Transparenz über Projektfortschritte.

Organisationen haben in der Regel mehrere Sync-Meetings, beispielsweise einen Marketing-Sync für das Marketing-Team und einen Content-Sync für das Content-Team. Dabei ist das Meeting immer aus den gleichen Bausteinen aufgebaut:

• Check-in Jedes Sync-Meeting startet mit einem Check-in. Das ist wichtig, weil das Meeting vor allem im Remote-Kontext unfassbar schnell und manchmal auch kühl ist. Der Check-in ist dafür da, anzukommen und sich Kontext dazu zu geben, wie die Stimmung gerade ist.

• Standardagenda Die Standardagenda besteht aus Agendapunkten, die bei jedem Meeting wiederkehren. Das sind Themen, bei denen es sich immer wieder lohnt, gemeinsam draufzuschauen. Beispiele für Standardagendapunkte sind „Content-Board reviewen“, „Projekt-Updates“, „KPIs anschauen“, „Nutzer*innen-Input“ etc.

• Offene Agenda Anders als die Standardagenda sieht die offene Agenda bei jedem Sync-Meeting völlig anders aus. Alle Teilnehmer*innen können hier ihre Fragen, Impulse und Spannungen einbringen. Idealerweise tragen sie ihre Punkte vor dem Meeting in eine geteilte Liste ein. Zu jedem Punkt geben sie an, was sie brauchen, damit er abgehakt werden kann:
• Info holen („Ich brauche eine Information …“)
• Info teilen („Ich möchte eine Information mit euch teilen …“)
• Um To-do bitten („Ich möchte eine To-do bei der Rolle XY anfordern …“)
• Resonanzrunde („Ich brauche zu folgendem Thema Resonanz von euch …“)

Bei Neue Narrative schaffen wir es je nach Komplexität der Punkte manchmal, 20 Agendapunkte in 20 Minuten abzuarbeiten.

• Check-out („Wie geht ihr aus dem Meeting? Was wollen wir beim nächsten Mal anders machen?“)

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Die Meeting-Struktur im Blick behalten

Egal, wie sehr du ich bemühst: Es passiert. Spätestens nach einem halben Jahr werden sich Meetings in eure Organisation mogeln, die ihr eigentlich nicht (mehr) braucht. Andere Meetings sind zwar weiterhin sinnvoll, bedürfen aber eines größeren Updates.

Einmal im Jahr könnt ihr gemeinsam eure Meetings ausmisten. Dabei hilft euch die folgende Übung:

Meetings ausmisten

Meetings ausmisten

◎ Org-Entwicklung⌗ Meetings

☆ Basic

Du hast deine wiederkehrenden Meetings reflektiert und deine Meeting-Zeit reduziert.