Büroangestellte in Deutschland haben fast acht Meetings mit einer durchschnittlichen Dauer von 49 Minuten pro Woche. Sie verbringen also jede Woche mehr als sechs Stunden in Meetings. Das ergibt der Meeting Report 2020, eine Studie von TimeInvest.

Es lohnt sich also, die eigenen Meetings zu verbessern. Diese Übung soll euch dabei helfen, herauszufinden, wie für euch ein gutes Meeting aussieht. Dazu skizziert ihr erst das schlimmste Meeting der Welt, kontrastiert das dann mit seinem bestmöglichen Gegenpart. Daraus leitet ihr im letzten Schritt euer Meeting-Manifest ab.

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Schritt 1: Das Horror-Meeting

Im ersten Schritt sammelt ihr Charakteristika eines wahren Horror-Meetings. Versucht, euch an möglichst konkrete Meeting-Situationen zu erinnern: Was waren die schlimmsten Meetings, in denen ihr schon gesessen habt?

Geht danach noch weiter: Wie würde ein (fiktives) Meeting aussehen, das wirklich nicht mehr schlimmer sein könnte? Haltet eure Gedanken auf Post-its fest und teilt sie anschließend in der Runde. Ganz wichtig: Damit ihr die Charakteristika clustern könnt, schreibt immer nur einen Gedanken pro Post-it auf.

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Schritt 2: Vom Horror- zum Traum-Meeting

Im nächsten Schritt verkehrt ihr eure Beobachtungen ins Positive: Wie würde das Gegenteil dessen aussehen, was ihr im ersten Schritt beschrieben habt? Wie sieht das beste Meeting aus, das man sich nur vorstellen kann?

Seid auch hier wieder möglichst konkret und haltet eure Gedanken auf Post-its fest.

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Schritt 3: Meeting-Manifest entwickeln

Sammelt nun Variablen, in denen sich Meetings unterscheiden können: Welche Schieberegler gibt es, die ihr hin- und herschieben könnt? Verwendet gerne die Beispiele aus der Liste, und ergänzt alle, die euch noch sinnvoll erscheinen:

Teilnehmer*innenanzahl	Moderation
Dauer	Agenda
…	…

Abschließend könnt ihr eure goldenen Meeting-Regeln erarbeiten: Was muss erfüllt sein, damit ein Meeting euch mehr Energie und Klarheit gibt? Was macht den Unterschied zwischen einem Meeting, auf das ihr euch freut gegenüber einem, dem ihr am liebsten fernbleiben würdet?

Verwendet dafür die Vorlage unten und legt sie an einem Ort ab, an dem ihr sie schnell wiederfindet.

Unser Meeting-Manifest

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In dieser Liste halten wir Regeln fest, die für alle Meetings bei Name der Organisation oder des Teams gelten. Gemeinsam versuchen wir sicherzustellen, dass unsere Meetings daran ausgerichtet sind.