Viele Menschen absolvieren jede Woche einen Meeting-Marathon. Nicht wenige dieser Veranstaltungen werden dabei als unnötig empfunden. Dieses Tool hilft dir dabei, die Meetings loszuwerden, in denen du eigentlich nicht anwesend sein musst, und die zu verbessern, an denen du teilnehmen möchtest, die in der aktuellen Form aber zu viel Energie ziehen.
Das Tool funktioniert so:
Sammle zunächst alle Meetings, die du in einer typischen Arbeitswoche besuchst. Wenn du dich nicht auf Anhieb an alle Meetings erinnerst, schaue einfach in deinem digitalen oder analogen Kalender nach.
Führe mithilfe des Templates für jedes Meeting eine kurze Meeting-Analyse durch. Starte mit dem Namen und der Dauer des Meetings. Gib zudem an, wie viel Energie dir das Meeting gibt oder entzieht.
Weiter geht es mit dem Block „Nutzen des Meetings“. Dort bewertest du deinen individuellen Nutzen und den für die Organisation. Wenn du beispielsweise regelmäßig Onboarding-Meetings mit neuen Kolleg*innen durchführst, erhältst du dabei vielleicht keine neuen Informationen – der Nutzen deiner Anwesenheit ist für dein Team oder deine Organisation aber trotzdem groß. Vergib dazu Punkte von 0 (überhaupt nicht nützlich) bis 10 (absolut nützlich).
Als Nächstes konzentrierst du dich auf konkrete Veränderungspotenziale: Wie kannst du deine Meetings verbessern? Ist deine Anwesenheit zwingend notwendig? Könnt ihr manche Meetings auch ganz absagen und die Information künftig asynchron miteinander teilen?
| 📅 Meeting | 🕒 Kosten Zeit / Woche (in Minuten) | ⚡️ Kosten Energie (in Prozent) | 🥄 Nutzwert (1-10) | Nutzen des Meetings | Veränderungspotenziale | 👟 Nächste Schritte |
|---|---|---|---|---|---|---|
1:1 mit Rolf | 45 | -10% | Austausch von Ideen, Synchronisation | Informellen Austausch auslagern | - von 45 Minuten auf 30 Minuten verkürzen - strikter an unsere Agenda halten | |
Content-Sync | 60 | 20% | ||||
RuR-Meeting | 15 | 30% | ||||
Um den Fokus weg vom einzelnen Meeting und hin zum Gesamtbild zu lenken, verorte deine Meetings auf der Matrix, indem du den Nutzen und den Aufwand (Zeit und Energie) einträgst.
Wenn sich die Mehrheit der Punkte rechts unten befindet, also ein hoher Aufwand bei geringem Nutzen, solltest du unbedingt etwas an deinen Meetings verändern.
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Lege zum Abschluss des Tools konkrete nächste Schritte fest, die es braucht, um deinen Meeting-Marathon zu stoppen oder zu verändern, zum Beispiel:
- Meeting-Struktur mit Rolf umstellen (Meeting-Zeit verkürzen, strikter an die Agenda halten).
- Kolleg*innen informieren, dass ich probeweise am All-hands-Meeting nicht mehr teilnehme.
Am besten führst du dieses Tool einmal jährlich durch. So räumst du regelmäßig auf und stellst sicher, dass du möglichst wenig Zeit und Energie in unnötigen Meetings verpulverst.