Es ist leider so: Finanzen sind niemals fertig. In diesem Lernpfad geht es darum, wie du mit einfachen Instrumenten sicherstellst, dass du eure Zahlen immer im Blick behältst – und entsprechend reagieren kannst.
- Warum es wichtig ist, die eigenen Finanzen ständig im Blick zu behalten
- Wie du mit einem einfachen Reporting Finanztransparenz in deinem Team oder deiner Organisation herstellst
Templates in diesem Lernpfad:
- Ampel-Reporting
Input
Finanz-Controlling ist noch so ein Wort, das ein wenig gruselig ist. Dahinter steckt aber ein Vorgang, der einerseits sehr wichtig für Unternehmen ist und sich zudem sehr gut auf mehrere Schultern verteilen lässt. Er ist essenziell, um die Liquidität zu sichern.
Für uns ist Finanz-Controlling eine immer wiederkehrende Schleife aus „Informationen sammeln“, „Neue Hypothesen bilden“, „Maßnahmen entwerfen“ und „Maßnahmen umsetzen“. Wie das geht, lernst du in diesem Abschnitt. Durch die Finanzplanung habt ihr übrigens bereits die Grundlage für den Aufbau eines kleinen Controllings gelegt.
Plan-Ist-Vergleiche durchführen
Dein wichtigstes Instrument, um eure Finanzen im Blick zu behalten, ist die Plan-Ist-Rechnung, also der Vergleich deiner angenommenen Werte mit den tatsächlich eingetroffenen Werten.
Im Finanzplan hast du bisher für jeden Monat deine angenommenen Umsätze, Kosten etc. eingetragen. Um deine Ist-Werte zu tracken, kannst du eine zweite Spalte hinzufügen, in die du die tatsächlichen Werte einträgst. So wie du in deinem Finanzplan Annahmen usw. transparent aufgeführt hast, kannst du hier im Rahmen des Plan-Ist-Vergleichs Gründe für Abweichungen und Maßnahmen festhalten. Wichtig ist, dass du sowohl Plan- als auch Ist-Werte gleich aufbereitet hast und nicht Äpfel mit Birnen vergleichst.
Wichtig dabei: Sieh diesen Vorgang nicht als Kontroll- oder Bewertungsprozess, sondern versuche, aus dem Vergleich von Plan und Ist zu lernen.
- WAREN WIR GUT ODER SCHLECHT?!!!?
- Welche Hypothesen haben sich bestätigt, welche nicht?
- Was kann ich daraus für die nächsten Monate lernen?
Diese Unterscheidung ist vor allem deshalb wichtig, weil du fair zu dir selbst sein solltest. Du kannst nicht in die Zukunft sehen. Die Wirklichkeit mit Zahlen zu konstruieren, ist unmöglich. Deshalb kannst du lediglich möglichst gut begründete Hypothesen aufstellen und diese wieder anpassen, wenn sich die Rahmenbedingungen verändert haben.
Es ist wichtig, euren Plan fortwährend mit der Wirklichkeit abzugleichen und bei Veränderungen entsprechend anzupassen.
Im ersten Schritt solltet ihr jemanden im Unternehmen haben, der*die dafür verantwortlich ist, regelmäßig Daten zur Verfügung zu stellen und die Planungen anzupassen.
Im nächsten Schritt geht es darum, Hypothesen zu hinterfragen und neue zu bilden. Es geht nicht darum, Hypothesen zu falsifizieren, sondern immer mehr Erkenntnisse zu gewinnen und Wirkungszusammenhänge immer besser zu verstehen.
Ihr könnt dafür Routinen aufsetzen, die euch unterstützen, gemeinsam über die Zahlen und Auswertungen nachzudenken, und einen Raum zu öffnen, in dem Beobachtungen und Hypothesen aus unterschiedlichen Kreisen und von unterschiedlichen Rollen ihren Platz finden.
Umsetzung
Transparenz ins Team bringen
Auch wenn diese Art von „Controlling“ versucht, nicht zu bewerten, kann es hilfreich für dein Unternehmen sein, wenn du eure Zahlen so aufbereitest, dass alle Menschen bei euch sie sofort verstehen.
Bei Neue Narrative benutzen wir ein Ampel-System, um schnell Transparenz darüber zu schaffen, inwieweit wir unsere Plan-Werte erreicht haben.
Wichtig hierbei ist aber immer, diese Zahlen in einem gemeinsamen Meeting in einen größeren Kontext einzuordnen um die dahinterliegenden Hypothesen zu besprechen. Nur so kann eine solide Grundlage für Maßnahmen gelegt werden.
Das Jahr auf einen Blick
Jahr | Jahres-Ziel | Ampel | 2023 Ist | 2023 Plan | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
 | ■■□□□□□□□□ 20% | 🟠 | €20,000.00 | €100,000.00 |
Das Jahr auf Tertiale heruntergebrochen
Tertiale 2023 | Tertial-Ziel | Ampel | Tertial Ist | Tertial Soll | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
 | ✅ | 🟢 | €38,000.00 | €30,000.00 | |
 | ✅ | 🟢 | €25,760.00 | €25,000.00 | |
 | □□□□□□□□□□ % | 🟠 | €0.00 | €45,000.00 |
Produktebene - Deep Dive Tertial 2
Produkte | Tertial-Ziel | Tertial Ist | Tertial Plan | Anmerkungen | Mai Ist | Δ 1 | Ampel 1 | Juni Ist | Δ 2 | Ampel 2 | Juli Ist | Δ 3 | Ampel 3 | August Ist | Δ 4 | Ampel 4 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
 | ✅ | 16800 | 15000 | €5,500.00 | NaN | 🟠 | €6,200.00 | NaN | 🟠 | €2,800.00 | NaN | 🟠 | €2,300.00 | NaN | 🟠 | |
 | ■■■■■■■■■□ 91% | 1360 | 1500 | €520.00 | NaN | 🟠 | €480.00 | NaN | 🟠 | €360.00 | NaN | 🟠 | 0 | 🟠 | ||
■■■■■■■■■□ 90% | 3600 | 4000 | €800.00 | NaN | 🟠 | €1,000.00 | NaN | 🟠 | €800.00 | NaN | 🟠 | €1,000.00 | NaN | 🟠 | ||
 | ■■■■■■■■□□ 89% | 4000 | 4500 | €1,500.00 | NaN | 🟠 | €1,000.00 | NaN | 🟠 | €1,500.00 | NaN | 🟠 | 0 | 🟠 |
- Rückzahlungen Falls du mit Darlehen oder anderen Finanzierungsformen arbeitest, solltest du die Rückzahlung in deine Planung einbauen: Wann wird welcher Kredit fällig? Welche Raten musst du wann bezahlen? Wann sind die Zinsen fällig? Das kannst du einfach als Zeile in deinen Case einbauen.
- Längerfristige Prognosen Versuche mit deinem Case ein paar Jahre in die Zukunft zu blicken. Wo möchtest du perspektivisch mit deinem Umsatz und deinen Finanzen stehen und wie kannst du da über die Jahre langsam dahin kommen? Baue ein Bild, das zunächst grob ist (Jahresperspektive) und differenziere es mit der Zeit weiter aus (z.B. Monatssicht für die kommenden 12 Monate, Quartalssicht für die nächsten 2-3 Jahre, dann Jahressicht). Passe diese Planung immer an, wenn sich etwas an deiner Situation ändert.
- Fixkosten Was dir in deiner Planung am ehesten auf die Füße fallen wird: wenn deine Fixkosten hoch sind und der Umsatz nicht hoch genug, um sie zu finanzieren. Es kann hilfreich sein, diese Perspektive immer wieder einzunehmen: Passen die Fixkosten zum aktuellen Umsatz?
- Wachstumsraten: Bau in deinen Case am besten auch Annahmen dazu ein, wie du wachsen wirst: Welche Wachstumsraten siehst du bei anderen Firmen, welche antizipierst du für dein Geschäft?
- Rentabilität: Auch wenn du mit Krediten oder Investor*innen arbeitest: Früher oder später brauchst du ein rentables Geschäftsmodell. Um aus deinem eigenen Cash heraus wachsen zu können, musst du irgendwann ein positives Ergebnis erzielen und profitabel werden. Integriere in deinen Case, wann das der Fall sein soll.
- Plan-Ist-Betrachtung Wenn du verlässliche Ist-Werte hast, kannst du anfangen, Plan-Ist-Betrachtungen zu machen. Dann hast du pro Monat zwei Spalten: eine für den Wert, den du antizipiert hast und eine für den tatsächlichen Wert. Aus der retrospektiven Betrachtung kannst du lernen, wo du dich regelmäßig verschätzt hast und deine Planung entsprechend anpassen.
- Steuern: Gerade zu Beginn kann es etwas verwirrend sein, wie du das mit den Steuern einbaust: Produkte werden mit Steuern bezahlt, im Umsatz werden sie aber nicht berücksichtigt. Vergleiche in deiner Planung also nicht Äpfel mit Birnen und mache transparent, ob du gerade mit Brutto- oder Nettowerten rechnest.
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